Hoe heb je de administratie opgezet toen jij begon startende ondernemer?
Herman Steenvoorde
• Toen ik zelf begon, heb ik de administratie eerst zelf gedaan. Handmatig in een journaalboekje. Dat was dus lang geleden begrijp je wel. Maar al gauw een administratiekantoor in de hand genomen voor mijn jaarrekeningen en de belasting. Toen ik groter werd en ik ging wonen met mijn huidige vrouw die ook een bedrijfje heeft leek een accountant handig. Daar ben ik mooi van terug gekomen. We dachten dat we het kantoor zorgvuldig hadden uitgezocht, maar het bleek al gauw dat het uurtje/factuurtje bij alle accountants die we kenden zeer ruim werd genomen. Voor de meest onbenullige zaken werden zeer ondoorzichtige rekeningen gestuurd. Specificaties hadden ze veel moeite mee en eerder gemaakte afspraken over de kosten werden gewoon niet nagekomen. Je begrijpt dat ik starters geen accountant aanraad. We hebben nu een administratiekantoor in de buurt, met veel persoonlijk contacten en afspraken die normaal worden nagekomen.
Sinds de accountant gebruik ik Unit4 als boekhoudprogramma. Wel wat duur in onderhoud, maar er is een uitstekende helpdesk. Ik heb ook wat andere programma/s geprobeerd, maar daar was altijd wat onhandigs mee in vergelijking met Unit4, dus we blijven er bij.
Starters raad ik aan een gesprek te hebben met een aantal administratiekantoren en vaak bereid ik deze “sollicitatiegesprekken” met ze voor zodat ze weten waar ze aan toe zijn als ze een keuze maken. In overleg met dit kantoor bepalen ze dan ook welk programma ze willen gebruiken. Ik wijs ze ook op online boekhouden. Erg overzichtelijk en de kosten zijn meestal goed beheersbaar.
Cor Hoogland
• Toen ik voor mijzelf begon had ik zelf al een boekhoudkundige kennis(MBA), maar vond ik het geen leuk werk om mijn administratie bij te houden. Ik was er niet prescies genoeg in en als ik de stukken wilde controleren voordat ze naar de acountant gingen voor de jaarstukken en de belastingaangifte, merkte ik veel kleine verschillen. Vooral in ontvangen/verzonden facturen en de betalingen, prive en zakelijk. Vaak stelde ik de administratie maandenlang uit en dan bleek het extra veel tijd te kosten om het weer overzichtelijk te krijgen. Nu dwing ik mijzelf elke maand de administratie en de rittenadministratie te doen en sorteer ik de post in mapjes.
Mijn klanten adviseer ik om te proberen een tabelaris kas/bank boek bij te houden in excel, de BTW te splitsen om duidelijk te maken dat dat geen inkomsten zijn, en die dan einde van de maand naar een administrateur te sturen die ook de jaarstukken voor een klein bedrijf kan opstellen. Dat scheelt een hoop kosten en krijgt de klant zelf ook een beeld van zijn inkomsten en uitgaven. De klant leer ik ook duidelijk bij de uitgaven na te denken wat voor uitgave het is; onkosten, investering of voorraad. Veel van de klanten komen al snel van “dat kan ik toch aftrekken” terwijl ze geen idee hebben waar dan vanaf.
Ook de BTW aangifte doe ik vaak eerst een keer samen, de eerste keer is leuk, want dan krijgen ze meestal geld terug vanwege de vele opstartrekeningen en de nog weinig omzet. Nadeel is dan wel om ze wijs te maken dat je beter heeeeeel veeeeel BTW moet betalen.
Bij elk bezoek vraag ik altijd hoe de administratie er bijstaat, lukt het de klant echt niet om het zelf te doen dan moet hij alles maar over laten aan een administrateur.
Walther de Block
• Mijn eigen administratie is steeds het voortborduren geweest op bestaande administraties zoals ze waren in het bedrijf wat ik overnam. Wat echter constant veranderde waren de juiste kengetallen, de juiste indicatoren waaruit de prestatie van mijn bedrijf bleek. Wat ik graag kwijt wil is dat je administratie er niet (alleen) is voor de belasting. Je kunt er vaak ontzettend veel meer informatie uithalen welke je helpen je bedrijf te verbeteren te optimaliseren. Een eerste opzet, voor het bijhouden van kengetallen, kan eenvoudig in Excel. Welke cijfers je daarvoor moet gebruiken is echter van bedrijf tot bedrijf verschillend. Vaak kun je samen met je coach of een collega kengetallen bedenken waar je nooit eerder opgekomen zou zijn, maar welke enorm goed de prestaties van je bedrijf weergeven.
Frans van Deelen
• Zo’n 5 jaar geleden ben ik mijn eigen bedrijf gestart. Grote problemen met het opzetten van de administratie heb ik niet gehad. De bedrijven waar ik in het verleden heb gewerkt heb ik me ook altijd met de administratie bemoeid. Dus kwam ik al gauw tot de conclusie dat de administratie voor een klein bedrijf ook klein en simpel moet zijn.
Daarnaast deed ik al jaren de administratie voor het bedrijf van mijn vrouw. Een balletschool. Voor de boekhouding gebruikte ik een boekhoudpakket van Davilex. Daarin heb ik ook mijn eigen boekhouding opgezet. Voor wat betreft de BTW, daar wist ik genoeg van af. Al bleek onlangs dat ik toch nog niet alles wist. Ik kreeg een paar weken terug, van een ambtenaar, het advies bezinebonnetjes e,d, te bewaren. Ik kon de BTW daarvan, en ook van andere autokosten terugvragen. Ik gebruik mijn proveauto ook zakelijk. Waarschijnlijk wet iedereen dit al, maar voor mij was het nieuw.
Al met al heb ik op gebied van administratie voldoende kennis en ervaring om mijn klanten op de goede weg tge helpen en te waarschuwen voor de valkuilen die zij tegen komen. Ik merk bij veel klanten dat de grootste valkuil de belastingdienst is. Zo moet je elk 3 maanden de ontvangen BTW afdragen. Het blijkt dat dat voor lanf niet iedereen duidelijk is. En dat er ook het volgend jaar of het jaar daarna nog een aanslag inkomstenbelasting komt, daar wordt vaak niet eens aan gedacht.
Dan nog even over mijn bedrijf. De boekhouding en de administratie doe ik dus zelf. De aangifte voor de inkomstenbelasting wordt gedaan door mijn belastingadviseur. Daar ben ik een jaar of tien terug mee opgehouden, mede door het bedrijf van mijn vrouw. Waar ik dagen op zit te zweten, schudden zij zo uit hun mouw. an ik iedereen aanraden. Het kost wat, maar je krijgt er ook vel voor terug, zoals een vaak veel lafgere aanslag dan je zou verwachten.
Jolanda van der Horst
• Ik ben begonnen de administratie in excel bij te houden. Ik had hiervoor een bestand gemaakt met een aantal tabbladen. Hieruit kon ik de BTW halen die ik elk kwartaal moest opgeven. Toen ik 4 jaar geleden een vaste boekhouder in de hand nam voor de jaaropgave, gaf deze mij een nieuw excel bestand dat hij zelf had gemaakt en waar hij ook de jaaropgave voor een groot deel kan uithalen. Zolang ik geen honderden facturen per jaar heb is dit een prima manier om de administratie te doen.
Peter ter Beek
• Mijn ‘carrière’ wat betreft boekhouding en boekhouders is er een van nogal wat hobbels en wisselingen van de wacht.
Toen ik met mijn eerste bedrijf begon had ik iemand die jaarlijks mijn belastingaangifte invulde. Hem zette ik in als boekhouder voor mijn bedrijf (handelsonderneming). Hij kwam 1x per maand de administratie ophalen en dronk dan een lekkere whiskey mee. Later ontdekte ik dat ik deze gezellige uurtjes ook moest betalen. Exit eerste boekhouder. Op advies van een kennis ging ik bij een administratiekantoor in Amsterdam. Daar kreeg ik de jongste bediende toegewezen als contactpersoon. Aardige knul, maar ik wist inmiddels meer dan hij. Na 2 torenhoge rekeningen exit 2e boekhouder. Dan maar zelf proberen. Ik kocht een (toen) relatief goedkoop boekhoudpakket met voorraadbeheer. Dit werkte goed en na verloop van tijd kon ik er goed mee overweg. Toen ging het bedrijfje failliet. Het werd overgenomen door King en kon daar met korting op overstappen. Drama. Het systeem werkte niet lekker en de service was belabberd. Via een kennis kwam ik toen in contact met een parttime boekhouder in Almere. Alles naar hem overgedragen. Dat ging jaren goed. Prettige relatie, dacht goed mee en redelijke tarieven. Tot het moment dat ik opeens niets meer van hem hoorde en hij van de aardbodem verdwenen leek. Later bleek hij door een ex-vriendin (geen geintje!) vergiftigd te zijn in een poging hem om het leven te brengen. Hij heeft het weliswaar overleefd, maar kon zijn ‘bijbaantje’ niet meer volhouden. Exit derde boekhouder en weer op zoek. Via een klant kwam ik in contact met een middelgroot administratiekantoor in Haarlem. Daar heb ik weer enkele jaren naar tevredenheid gezeten. Toen ik helemaal niet meer in Haarlem werkte en ik samen met Dirk LIFT OFF oprichtte zijn we (exit vierde boekhouder) overgestapt op HJT consulting (Jaap Terlouw, een ex-klant van LIFT OFF). Voor mijn eigen BV/EZ heb ik de afgelopen jaren zelf de administratie bijgehouden in excel en zelf de BTW aangiften gedaan. Jaap maakt de jaarrekeningen en IB aangifte. Vanaf 1-01-2011 werk ik met FICSBOOK, een heel simpel online pakketje dat ik mijn klanten ook aanraad. Wat mij betreft mag het even zo blijven 
